ถ้าทำได้แบบเทคนิค 5 ข้อนี้ รับรองรุ่งชัวร์!!!
ตั้งเป้าหมายในการพัฒนางาน
การ ทำงานในแต่ละช่วงเวลาต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าเราต้องการจะไปถึง ณ จุดใด เช่น ปีนี้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้อย่างน้อย 20
คิดและทำอย่างเป็นระบบ
วิธี การง่ายๆในการพัฒนาระบบงานคือ ลองกำหนดว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง แล้วรองลากเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆดูว่าเป็นอย่างไร อะไรเป็นหัวใจสำคัญของงานนั้นๆ อะไรเป็นจุดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นอยู่ที่ไหน จุดสิ้นสุดอยู่ที่ไหน สิ่งที่องค์กรต้องการจากงานนั้นๆคืออะไร แล้วให้ลองเขียนเป็นคู่มือวิธีการในการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำไปปฏิบัติดู ถ้าติดขัดตรงไหนก็ให้แก้ไขที่คู่มือ นำไปใช้จนเกิดเป็นนิสัย ไม่ใช้ทำงานแบบอาศัย “กึ๋นและเก๋า” เพียงอย่างเดียว หรืออาศัยประสบการณ์เดิมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัย “ระบบ” ให้มากยิ่งขึ้น
จัดลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ
เวลา ในการทำงานที่เราสูญเสียไปส่วนมากมักจะเสียไปกับการจัดลำดับในการทำงานไม่มี ประสิทธิภาพ ปัญหานี้สามารถแก้ได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถี พิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ ไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ
วางแผนนานๆทำงานน้อยๆ
ใครก็ ตามที่ไม่ชอบวางแผนในการทำงาน คิดว่างานนั้นเคยทำมาแล้ว งานนั้นไม่ยาก ระวังคุณจะติดกับดักของ “หลุมพรางการสร้างนิสัยที่ไม่ดี” เมื่อติดแล้วคุณจะแกะออกลำบากเหมือนติดกาวตราช้างเลยนะครับ ขอแนะนำว่าเราควรใช้เวลาในการวางแผนงาน (ไม่ว่างานเก่าหรืองานใหม่) ให้มากๆ คิดให้รอบคอบ คิดหลายๆมุมหลายแนวทาง หลายทางออก และหลากหลายทางเลือก เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ต้องมานั่งเสียดายในภายหลัง ถ้าเราวางแผนการทำงานที่ดีแล้ว เมื่อลงมือปฏิบัติจะใช้เวลาน้อยลง ประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้น
วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้
การ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต เปลี่ยนแปลงทั้งระบบ แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้นๆ ยังไม่ข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆกันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว
สรุป การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่ยากที่จะเริ่มลงมือคิดลงมือทำมากกว่า และถ้าใครยังไม่มีแรงจูงใจในการพัฒนางาน มัวแต่คิดว่าทำไปก็เท่านั้น ผลงานเท่าเดิม หัวหน้าไม่เห็นความสำคัญ ฯลฯ ขอแนะนำให้คิดเสียใหม่ว่าทุกครั้งที่เราพัฒนางานเหมือนกับการที่เรายืมงาน อุปกรณ์ เวลา และเครื่องมือต่างๆขององค์กรมาใช้ในการฝึกสมองของเราแบบที่เราไม่ต้องลงทุน อะไรเลย สำหรับผลงานที่ออกมาเป็นเพียง “ผลพลอยได้” เท่านั้น แล้วเราจะมีความอยากในการพัฒนางานมากยิ่งขึ้น การคิดแบบนี้ถือเป็นการหลอกตัวเองในระดับพื้นฐาน แต่สำหรับคนบางคนอาจจะยังไม่ได้ผล ขอแนะนำให้ลองหลอกตัวเองเพิ่มขึ้นไปอีกหนึ่งชั้นคือ ถ้าเราพัฒนาตัวเองแล้ว เราจะเปลี่ยนงานได้ง่ายขึ้น ได้งานที่ดีขึ้น มีเงินเดือนมากขึ้น ลูกเราจะได้ดูเราเป็นตัวอย่าง โอกาสที่คนที่เราหมายปองจะหันมามองเรามีมากขึ้นเพราะหน้าที่การงานการเงิน เราดีขึ้น ฯลฯ พูดง่ายๆคือนำเอาระดับความสามารถของเราที่จะเกิดจากการพัฒนางานไปผูกติดกับ เป้าหมายในชีวิตที่มีระดับความต้องการสูงๆ เพื่อแปลงเป็นแรงจูงใจภายให้กับตัวเอง ผมมีความเชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่าศักยภาพของคนมีสูงมาก เพียงแต่ใครจะดึงมันออกมาใช้ได้มากกว่ากันเท่านั้นเอง
“ศักยภาพอันยิ่งใหญ่ ไม่ต้องไปแสวงหาจากที่ไหน มันซ่อนอยู่ในใจของตัวเราเอง”
ทั้ง หมดที่กล่าวมานี้ต้องการชี้ให้เห็นประเด็นที่ว่าทำไมเราต้องมีการพัฒนาและ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอยู่ตลอดเวลา ผลตอบแทนสูงสุดที่เราได้จากการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ได้อยู่ที่ผลงานของเราหรือผลงานของหัวหน้า ขององค์กร แต่อยู่ที่ศักยภาพของสมองของเรามีการพัฒนามากขึ้นมากกว่า ถ้าสมองมีศักยภาพสูงขึ้นแล้ว การที่เราต้องการเงินเดือนเท่าไหร่ เราต้องการตำแหน่งอะไร เราต้องการทำงานกับองค์กรไหน ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
การตั้งเป้าหมายว่าต้องลดค่าใช้จ่ายในการ ทำงานลง 10% หรือตั้งเป้าหมายว่าผลงานเราจะต้องได้เกรด A หรือ ตั้งเป้าหมายเป็นพนักงานดีเด่นแห่งปีขององค์กร การตั้งเป้าหมายนี้เปรียบเสมือนการจุดไฟแห่งแรงจูงใจในการทำงาน เพราะเราสามารถตอบตัวเองได้ว่าที่เราทำงานหนัก เราขยันทำงานนี้เพื่ออะไร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น