Trick เล็ก ๆเกี่ยวกับหนังสือราชการ

งานสารบรรณ ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ได้แก่ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าาด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และเรียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 ซึ่งเป็นการเพิ่มเติม คํานิยามเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และคําว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในที่นี้คงจะกล่าวเฉพาะสิ่งที่ จําเป็นและเพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ความสําคัญและประโยชน์ของการเขียนหนังสือ

1. เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่ง และผู้รับหนังสือ

2. สามารถสื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น และเข้าใจตรงกัน

3. ประหยัดเวลา ในการตีความ ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นํากลับมาอ่านทบทวน ทาความเข้าใจได้หลายครั้งเท่าที่ต้องการ

4. สามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้

5. หรือใช้เป็นตัวอย่างสําหรับการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่

6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

ความหมายของหนังสือ หนังสือราชการ และหนังสือออโต้ตอบ “หนังสือ” หมายความว่า เอกสารต่างๆ ที่ทางราชการจัดทำขึ้น รวมทั้งเอกสารที่บุคคลภายนอก ส่งมายังหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่รับไว้ถือว่าเป็นหนังสือราชการด้วย “หนังสือราชการ” หมายความว่า เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือที่ส่วนราชการมี ไปถึงส่วนราชการอื่นใด ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

          3. หนังสือที่สวนราชการอื่นใด ที่ไมใช่ ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

6. ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกสิ ์

“หนังสือโต้ตอบ ” หมายความว่า หนังสือที่ส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลภายนอก มีถึงกัน หรือมีการ โต้ตอบไปมาระหว่างกัน

 ความสําคัญของงานสารบรรณ  “งานสารบรรณ” หมายความว่า เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย “แต่ในทางปฏิบัติแล้ว” จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์จัดทำสำเนา ส่ง รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สงสั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บ ค้นหา ติดตาม จนถึงการทําลายด้วย

ความหมายของคําว่า “ส่วนราชการ” ส่วนราชการหมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐทั้งในการ บริหารส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค รวมถึงคณะกรรมการด้วย -2- ชั้นความเร็ว และชั้นความลับ “ชั้นความเร็ว” มี 3 ชั้น ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ “ชั้นชั้นความลับ” มี 3 ชั้น ลับที่สุด ลับมาก (ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2548)

          ความหมายของการจัดทําสําเนา สําเนา คือเอกสารที่จัดทําขึ้นเหมือนต้นฉบับ ไม่ว่าจะทําจากต้นฉบับ หรือถ่ายจากสําเนาอีกชั้นหนึ่ง หรือพิมพ์ จากเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนต้นฉบับก็ได้แต่จะต้องประทับตราว่า “สําเนาคู่ฉบับ” หรือ “สําเนา” “สําเนา” กระทําได้ 2 แบบ คือ “สําเนา” เป็นสําเนาที่ส่วนราชการจัดทําขึ้น อาจทําขึ้นด้วย การถ่าย คัดอัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นๆ แต่สําเนานี้จะต้องมีผู้รับรองสําเนา คําว่า “สําเนาถูกต้อง” โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 ขึ้นไปหรือเมื่อเทียบเท่า ลงลายมือ ชื่อรับรองตัวบรรจง ตําแหน่ง วัน เดือน ปีที่รับรอง โดยปกติให้มีคําว่า สำเนาไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของสําเนา หนังสือด้วย “สำเนาคู่ฉบับ” คือสําเนาที่จัดทําพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ มีผลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง/พิมพ์/ตรวจ ลงลายมือย่อไว้ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา ของหนังสือ

ชนิดของหนังสือราชการ มี 6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ เช่น คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ข่าว 6. หนังสือที่เจาหน้าที่จัดทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ความแตกตางของหนังงสือภายใน ภายนอก บันทึก หนังสือภายนอก หนังสือภายใน บนทึก 1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ” มีเรื่อง เรียน อ้างถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย 4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง 5.ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6.มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน 1.ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวง เดียวกัน 2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ ได้รับมอบหมาย 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ” มีเฉพาะเรื่อง เรียน 4. เป็นทางการ ออกเลขที่แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า หนังสือภายนอก 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนา 1. ติดต่อภายในกรมเดียวกัน 2. หัวหน้าส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าที่สามารถลงนามได้ 3. ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่นได้จะมี ชื่อเรื่อง หรือไม่มีก็ได้ 4. เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ออกเลขที่ ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้ 5. พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ 6.อาจไม่มีสําเนาก็ได

ข้อมูลเพิ่มเติม : http://www.km.moc.go.th/download/doc/%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%AD%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%87.pdf

Office 365

Office 365

Office 365 "Office 365" อ้างอิงแผนการสมัครใช้งานที่มีการเข้าถึงแอปพลิเคชัน Office รวมถึงบริการด้านประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ ที่เปิดใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต (บริการ Cloud) เช่น การประชุมทางเว็บของ Skype for Business และอีเมลที่โฮสต์สำหรับธุรกิจของ Exchange Online และที่เก็บข้อมูลออนไลน์เพิ่มเติมด้วย OneDrive และนาทีสำหรับโทรทั่วโลกของ Skype ภายในบ้าน

แผน Office 365 จำนวนมากยังมีแอปพลิเคชัน Office เวอร์ชันบนเดสก์ท็อปล่าสุดที่ผู้ใช้สามารถติดตั้งในคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์หลากหลายชนิด แอปพลิเคชันที่ติดตั้งโดยสมบูรณ์ ได้แก่ Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher และ Access (Publisher และ Access มีให้ใช้งานบนพีซีเท่านั้น) และคุณสามารถติดตั้งแอปเหล่านั้นได้บนอุปกรณ์หลายชนิด รวมถึงพีซีและ Mac เมื่อคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ที่ใช้งานอยู่ที่มี Office เวอร์ชันบนเดสก์ท็อป คุณจะมีแอปพลิเคชัน Office เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

แผน Office 365 ที่เป็นแบบออนไลน์เท่านั้นเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับความต้องการทางธุรกิจบางอย่าง และเข้ากันได้กับเวอร์ชันบนเดสก์ท็อปของ Office, Office 2010, Office 2007 (โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดเล็กน้อย), Office 2011 for Mac และ Office 2008 for Mac ซึ่งไม่รวมแผน Exchange Online Kiosk หรือ Office 365 Enterprise K1 แผน Office 365 ทั้งหมดมีการชำระเงินตามเกณฑ์การสมัครใช้งาน รายเดือน หรือรายปี

Microsoft Office "Microsoft Office" คือชื่อที่เรายังคงใช้สำหรับซอฟต์แวร์ด้านประสิทธิภาพการทำงานที่คุณคุ้นเคย ชุดโปรแกรม Office มีให้ใช้งานแบบซื้อครั้งเดียวโดยมีแอปพลิเคชัน เช่น Word, Excel และ PowerPoint ซึ่งสามารถติดตั้งได้บนพีซีหรือ Mac 1 เครื่องเท่านั้น แอปพลิเคชันจะไม่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการรับเวอร์ชันล่าสุด คุณสามารถซื้อผลิตภัณฑ์ได้อีกครั้งเมื่อมีเวอร์ชันใหม่พร้อมใช้งาน Office เวอร์ชันล่าสุดสำหรับการซื้อแบบครั้งเดียวคือ Office 2013 สำหรับ Windows และ Office 2011 for Mac ชุดโปรแกรมเหล่านี้ไม่มีบริการในระบบ Cloud ที่มีอยู่ใน Office 365 ทั้งหมดนี้ต้องใช้ร่วมกับอินเตอร์เน็ต และOffice 365 ใช้ได้ดีที่สุดกับเวอร์ชันล่าสุดของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac นอกจากนี้ Office 365 ยังใช้ได้กับ Office 2007 แต่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดบ้างเล็กน้อย

คลาวด์ คืออะไร

"คลาวด์" คือบริการระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานบนเว็บซึ่งโฮสต์อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ เมื่อคุณใช้บริการที่ใช้ระบบ คลาวด์ โครงสร้างพื้นฐานด้าน IT ของคุณจะอยู่ภายนอกอาคาร (นอกสถานที่) และจะดูแลโดยบุคคลอื่น (โฮสต์) แทนที่จะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่บ้านหรือธุรกิจของคุณ (ในสถานที่) ที่คุณดูแลรักษาเอง สำหรับ Office 365 ที่จัดเก็บข้อมูล การประมวลผล และซอฟต์แวร์จะติดตั้งและจัดการบนเซิร์ฟเวอร์ของไมโครซอฟท์จากระยะไกล บริการหลายอย่างที่คุณใช้ทุกวันนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบ คลาวด์ ไม่ว่าจะเป็นบริการอีเมลบนเว็บ ไปจนถึงบริการธนาคารทางอุปกรณ์เคลื่อนที่ และที่เก็บรูปถ่ายออนไลน์ เนื่องจากโครงสร้างพื้นฐานนี้อยู่บนระบบออนไลน์หรือ “ใน คลาวด์” คุณจึงสามารถเข้าถึงได้จากแทบทุกที่ จากพีซี, แท็บเล็ต, สมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

Office 365 รองรับผู้ใช้ได้กี่คน

Office 365 นั้นขยายขีดความสามารถได้สูงและสามารถสนับสนุนได้ทุกอย่างตั้งแต่ธุรกิจของบุคคลเดียวไปจนถึงบริษัทต่างๆ ที่มีผู้ใช้หลายหมื่นราย:

แผน Office 365 Business เหมาะสำหรับบริษัทที่มีผู้ใช้ตั้งแต่หนึ่งถึง 300 ราย

แผน Office 365 Enterprise เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดแตกต่างกัน ตั้งแต่มีพนักงานเพียงคนเดียวไปจนถึงมีผู้ใช้มากกว่า 50,000 คน

การเริ่มต้นใช้งาน

โปรแกรมติดตั้งสำหรับ Office บนเดสก์ท็อป มีประโยชน์มากมาย ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

-          การตรวจหาการอัปเดตที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ

-          การติดตั้งการอัปเดตและองค์ประกอบเมื่อได้รับการอนุมัติหรือจากบรรทัดคำสั่งโดยไม่ต้องมีการโต้ตอบ

-          การกำหนดค่า Outlook และ Skype for Business สำหรับใช้งานร่วมกับ Microsoft Office 365 โดยอัตโนมัติ

-          การถอนการติดตั้งโปรแกรมเองจากคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์หลังจากการเรียกใช้งาน

-          คุณสามารถค้นหาและติดตั้งโปรแกรมติดตั้งสำหรับ Office บนเดสก์ท็อปได้ในศูนย์การจัดการ Office 365 ของคุณ

-          ถ้าแผนของคุณรวมถึงการสมัครใช้งาน Office คุณสามารถติดตั้งโปรแกรมได้โดยตรงจากศูนย์การจัดการ Office 365

ข้อมูลอ้างอิง : https://products.office.com/th-th/business/microsoft-office-365-frequently-asked-questions

Google Form

Google Form คือ เครื่องมือในการรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ ในลักษณะของคำถามออนไลน์ เป็นหนึ่งในชุด Google Apps for Business ซึ่งเราสามารถนำ Google Form มาใช้ในการทำแบบสอบถามความคิดเห็น หรือแบบสำรวจต่างๆ ได้ โดยผลของแบบสอบถามจะถูกรวบรวมไว้ใน Google Sheets ซึ่งเราสามารถนำมาประมวลผล หรือวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้

รูปแบบของแบบประเมินที่เหมาะสม

• คำตอบเป็นตัวเลือกที่ตายตัว (multiple choice, checkbox, choose from a list) เนื่องจากคำตอบที่ตายตัว สามารถนำมาใช้ในการตรวจคำตอบได้สะดวก

• เป็นการประเมินบุคคลากรในองค์กร เพื่อให้สามารถยืนยันตัวตนของคนที่ทำข้อสอบได้

โดยในบทความนี้ จะขอยกตัวอย่างข้อแบบประเมินที่มีข้อสอบจำนวน 10 ข้อ ข้อละ 1 คะแนน เกณฑ์ผ่านอยู่ที่ 7 คะแนน
การตั้งค่า Google Form ตามโจทย์ดังกล่าว จะมีรายละเอียดดังนี้

การออกแบบข้อสอบ

เราสามารถเลือกให้ Google Form สลับลำดับของตัวเลือกเป็นแบบสุ่มได้ ทำให้แต่ละครั้ง ลำดับของตัวเลือก จะเรียงไม่เหมือนกันเสมอไป (ให้ยกเว้นข้อที่มีตัวเลือกจำพวก "ถูกทุกข้อ" ให้ไม่ต้องสลับ เพราะตัวเลือก "ถูกทุกข้อ" ควรจะเป็นตัวเลือกท้ายสุดเสมอ)

การเก็บข้อมูล username

เพื่อยืนยันตัวตนผู้ทำข้อสอบ สามารถทำได้โดยการเลือกคำสั่ง

Require ... login to view this form และ

Automatically collect respondent's ... username

Google Calender

Google Calendar คือ บริการปฏิทินแบบออนไลน์ของ Google ซึ่งทำให้สามารถเก็บข้อมูลเหตุการณ์ต่างๆ รวมไว้ในที่เดียวกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างกำหนดการนัดหมายและกำหนดเวลาเหตุการณ์ต่างๆ สามารถส่งข้อความเชิญ สามารถใช้ปฏิทินร่วมกับเพื่อนร่วมงาน และ ค้นหาเหตุการณ์ต่างๆ ได้ ซึ่ง Google Calendar มีข้อดีกว่าโปรแกรมที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ต่างๆดังนี้

1. Google Calendar เป็นบริการออนไลน์และให้บริการฟรี ซึ่งต่างกับโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพื่อซื้อโปรแกรมมาใช้

2. โปรแกรมในคอมพิวเตอร์มีการแสดงกิจกรรมในรูปแบบได้น้อย ซึ่งต่างจาก Google Calendar ที่แสดงตารางกิจกรรมได้หลายรูปแบบมากกว่า

3. Google Calendar มีการแจ้งเตือนผ่านทางโทรศัพท์เคลื่อนที่ ส่วนโปรแกรมที่คล้ายกับ Google Calendar ไม่มีการแจ้งเตือนแบบนี้

4. Google Calendar ใช้งานได้ง่ายและสะดวกกว่า จึงทำให้ผู้ที่เริ่มใช้งานเข้าใจได้ง่าย

5. Google Calendar สามารถใช้ทุกที่ที่มีอินเตอร์เน็ตจึงทำ ให้สะดวกกว่าโปรแกรมที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ซึ่งถ้าคอมพิวเตอร์เครื่องไหนไม่มี โปรแกรมนั้นก็จะใช้ไม่ได้