งานสารบรรณ
ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ ได้แก่
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าาด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526
และเรียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2548 ซึ่งเป็นการเพิ่มเติม
คํานิยามเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และคําว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในที่นี้คงจะกล่าวเฉพาะสิ่งที่
จําเป็นและเพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ความสําคัญและประโยชน์ของการเขียนหนังสือ
1.
เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่ง และผู้รับหนังสือ
2.
สามารถสื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น และเข้าใจตรงกัน
3.
ประหยัดเวลา ในการตีความ ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นํากลับมาอ่านทบทวน
ทาความเข้าใจได้หลายครั้งเท่าที่ต้องการ
4.
สามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้
5.
หรือใช้เป็นตัวอย่างสําหรับการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่
6.
เป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร
ความหมายของหนังสือ
หนังสือราชการ และหนังสือออโต้ตอบ “หนังสือ”
หมายความว่า เอกสารต่างๆ ที่ทางราชการจัดทำขึ้น
รวมทั้งเอกสารที่บุคคลภายนอก ส่งมายังหน่วยงาน
และเจ้าหน้าที่รับไว้ถือว่าเป็นหนังสือราชการด้วย “หนังสือราชการ”
หมายความว่า เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการ ได้แก่
1.
หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2.
หนังสือที่ส่วนราชการมี ไปถึงส่วนราชการอื่นใด ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ
หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3.
หนังสือที่สวนราชการอื่นใด ที่ไมใช่ ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4.
เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
5.
เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
6.
ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกสิ ์
“หนังสือโต้ตอบ ” หมายความว่า หนังสือที่ส่วนราชการ
หน่วยงาน หรือบุคคลภายนอก มีถึงกัน หรือมีการ โต้ตอบไปมาระหว่างกัน
ความสําคัญของงานสารบรรณ “งานสารบรรณ”
หมายความว่า เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย “แต่ในทางปฏิบัติแล้ว” จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน
ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์จัดทำสำเนา ส่ง รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง
เสนอ สงสั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บ ค้นหา ติดตาม จนถึงการทําลายด้วย
ความหมายของคําว่า
“ส่วนราชการ” ส่วนราชการหมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม
สํานักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐทั้งในการ บริหารส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค
รวมถึงคณะกรรมการด้วย -2- ชั้นความเร็ว และชั้นความลับ “ชั้นความเร็ว”
มี 3 ชั้น ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ
ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ “ชั้นชั้นความลับ” มี 3 ชั้น ลับที่สุด ลับมาก
(ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2548)
ความหมายของการจัดทําสําเนา
สําเนา คือเอกสารที่จัดทําขึ้นเหมือนต้นฉบับ ไม่ว่าจะทําจากต้นฉบับ
หรือถ่ายจากสําเนาอีกชั้นหนึ่ง หรือพิมพ์
จากเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนต้นฉบับก็ได้แต่จะต้องประทับตราว่า “สําเนาคู่ฉบับ” หรือ “สําเนา”
“สําเนา” กระทําได้ 2 แบบ คือ “สําเนา” เป็นสําเนาที่ส่วนราชการจัดทําขึ้น
อาจทําขึ้นด้วย การถ่าย คัดอัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นๆ
แต่สําเนานี้จะต้องมีผู้รับรองสําเนา คําว่า “สําเนาถูกต้อง”
โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 ขึ้นไปหรือเมื่อเทียบเท่า ลงลายมือ
ชื่อรับรองตัวบรรจง ตําแหน่ง วัน เดือน ปีที่รับรอง โดยปกติให้มีคําว่า
สำเนาไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของสําเนา หนังสือด้วย “สำเนาคู่ฉบับ” คือสําเนาที่จัดทําพร้อมกับต้นฉบับ
และเหมือนต้นฉบับ มีผลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง/พิมพ์/ตรวจ
ลงลายมือย่อไว้ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา ของหนังสือ
ชนิดของหนังสือราชการ
มี 6 ชนิด 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4.
หนังสือสั่งการ เช่น คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ เช่น
ประกาศ แถลงการณ์ข่าว 6. หนังสือที่เจาหน้าที่จัดทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ความแตกตางของหนังงสือภายใน ภายนอก บันทึก หนังสือภายนอก หนังสือภายใน บนทึก 1.
ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก 2.
ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3.
ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ” มีเรื่อง เรียน อ้างถึงสิ่งที่ส่งมาด้วย 4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ
ออกเลขที่ทุกครั้ง 5.ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6.มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน
1.ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวง เดียวกัน
2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ ได้รับมอบหมาย 3.
ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ” มีเฉพาะเรื่อง เรียน 4. เป็นทางการ ออกเลขที่แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า
หนังสือภายนอก 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนา 1.
ติดต่อภายในกรมเดียวกัน 2. หัวหน้าส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าที่สามารถลงนามได้ 3.
ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่นได้จะมี ชื่อเรื่อง หรือไม่มีก็ได้ 4.
เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ออกเลขที่ ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้ 5.
พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ 6.อาจไม่มีสําเนาก็ได
ข้อมูลเพิ่มเติม : http://www.km.moc.go.th/download/doc/%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%AD%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%87.pdf
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น